Política de privacidad

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Casa Esperanza, Inc.
Aviso de Prácticas de Privacidad

Este aviso describe cómo se puede usar y divulgar su información y cómo puede obtener acceso a esta información. Por favor revíselo cuidadosamente.

Casa Esperanza, Inc. (Casa) mantiene un registro de su información de salud. Esto incluye información de salud sobre usted que se recopila durante el curso de su tratamiento en Casa, e incluye información que puede conservarse en papel o en formato electrónico. Información como sus síntomas, resultados de pruebas, diagnósticos, tratamiento, plan de atención, información demográfica y de pago son ejemplos de su información de salud que puede formar parte de su expediente médico. Estamos legalmente obligados a mantener privada esta información de salud. Se le entrega este Aviso porque la ley federal requiere que Casa le informe con anticipación acerca de:

• Cómo Casa manejará su información de salud
• Obligaciones legales de Casa relacionadas con su información de salud
• Sus derechos con respecto a su información de salud.

Este Aviso se aplica a Casa y a las siguientes personas/organizaciones:
• Cualquier proveedor que sea miembro del personal de administración de casos o de salud conductual de Casa.
• Todos los trabajadores de Casa, incluidos empleados, voluntarios y pasantes
• Cualquier miembro del personal autorizado por Casa para ingresar información en su expediente médico.
• Cualquier proveedor de atención médica que sea parte de la clínica de atención integrada de Casa en asociación con el Programa Boston Health Care for the Homeless (BHCHP).
• Casa y BHCHP comparten información médica para fines de tratamiento, pago y operaciones de atención médica, como se describe en este Aviso.

A. USO Y DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN MÉDICA SIN AUTORIZACIÓN

1. Tratamiento: Su médico, coordinador de tratamiento, administrador de casos, personal de apoyo para la recuperación, enfermera y psiquiatra involucrados en su cuidado en Casa pueden usar su información de salud para brindarle tratamiento o servicios relacionados. Los diferentes departamentos y su equipo de atención interdisciplinario, incluidos, entre otros, el personal médico, de salud conductual y de administración de la atención, pueden compartir su información de salud con el fin de coordinar la atención. Esto ayuda a garantizar que todas las personas que lo atienden tengan la información que necesitan. Casa cree que compartir su información es fundamental para brindarle la mejor atención médica y es necesario dadas las complejidades del uso concomitante de sustancias y las necesidades de salud mental y varias otras condiciones de salud.

2. Pago: Casa puede usar su información de salud protegida para facturar los servicios que se le brindan y para cobrar el pago de nuestros servicios. Por ejemplo, su compañía de seguros o tercero pagador, como Medicare o Medicaid, puede solicitar ver copias de su registro para verificar los servicios que recibió o para determinar si es elegible para los beneficios o si los servicios que recibió eran médicamente necesarios.

3. Operaciones de atención médica: Las operaciones de atención médica son las funciones que realizan todas las instituciones y agencias de atención médica para verificar que la atención a los pacientes se esté brindando correctamente y que la institución o agencia esté funcionando correctamente. Parte de la información se comparte con terceros que realizan estas operaciones de atención médica u otros servicios en nombre de Casa (“socios comerciales”). Estos socios comerciales también deben tomar medidas para mantener la privacidad de su información de salud. Ejemplos de actividades que componen las operaciones de atención médica incluyen:

• Supervisar la calidad de la atención y realizar mejoras donde sea necesario
• Asegurarse de que los proveedores de atención médica estén calificados para hacer su trabajo
• Revisar los registros médicos para verificar que estén completos y precisos o según lo exija la ley
• Cumplir con los estándares establecidos por las agencias que regulan Casa
• Supervisión de profesionales de la salud
• Uso de servicios comerciales externos, como servicios de auditoría, legales u otros servicios de consultoría.
• Almacenar su información de salud en nuestras computadoras
• Gestión y análisis de la información de salud

4. Para contactarlo con respecto a su atención: Casa puede usar su información de salud para comunicarse con usted:
• En la información de contacto que nos brinde (lo que incluye dejar mensajes en los números de teléfono): sobre citas programadas o canceladas, actualizaciones de registro/seguro, asuntos de facturación o pago (si corresponde) o resultados de pruebas
• Con información sobre problemas de atención al paciente, opciones de tratamiento e instrucciones de atención de seguimiento
• Para analizar beneficios o servicios relacionados con la salud que puedan ser de su interés.

5. En emergencias médicas:
La información se puede divulgar al personal médico que necesite dicha información sobre un cliente para tratar una afección que represente una amenaza inmediata para la salud del cliente y que requiera una intervención inmediata.

6. Según lo requiera la ley o las autoridades legales: La ley permite o exige que BCasa divulgue su información de salud a los siguientes tipos de entidades y por las siguientes razones, que incluyen, entre otras, las siguientes:
• Salud pública: Casa puede divulgar su información de salud para actividades de salud pública, incluso para prevenir, disminuir o controlar enfermedades, lesiones, discapacidades u otras amenazas graves para su salud o seguridad o la del público; para denunciar abuso o negligencia infantil, o según lo autorice la ley; para informar reacciones a medicamentos o problemas con productos; para avisar a una persona expuesta a una enfermedad contagiosa.
• Víctimas de abuso, negligencia o violencia doméstica: el personal de Casa puede divulgar su información de salud a las agencias apropiadas autorizadas por ley para hacer un informe inicial de abuso o negligencia de un niño, un anciano o una persona con discapacidad . Cualquier información adicional solicitada en relación con dicho informe necesita una orden judicial y citación como se describe anteriormente.

• Supervisión de la salud: Casa puede estar obligada a divulgar información médica a agencias de supervisión para actividades tales como auditorías o inspecciones para supervisar el sistema de atención médica y/o los programas gubernamentales.
• Procedimientos legales: Casa puede estar obligada a divulgar información de salud como parte de un procedimiento judicial o administrativo, como en respuesta a una orden legal o citación.
• Cumplimiento de la ley: Casa puede estar obligada a divulgar información de salud si un paciente ha cometido un delito o amenaza con cometer un delito. El personal sólo podrá divulgar: el estado del cliente, nombre, dirección y último paradero conocido.
• Examinadores médicos, directores de funerarias y donación de órganos: Casa puede estar obligada a divulgar información de salud a un forense o examinador médico para identificar a una persona fallecida o para determinar la causa de la muerte. También podemos divulgar información de salud a un director de funeraria o su designado, según sea necesario para llevar a cabo sus funciones. La información de salud también se puede divulgar para coordinar la donación de órganos, ojos o tejidos al momento de la muerte.
• Investigación: Bajo ciertas circunstancias, Casa puede compartir información de salud sobre pacientes con fines de investigación; sin embargo, se elimina toda la información de identificación individual y solicitaremos su consentimiento para participar en cualquier estudio de investigación y evaluación. Si un investigador tendrá acceso a su nombre, dirección u otra información que revele quién es usted, le pediremos su permiso específico u obtendremos la aprobación de una Junta de revisión interna.
• Funciones gubernamentales especializadas: en determinadas circunstancias, Casa puede verse obligada a divulgar información médica a unidades del gobierno de los EE. UU. con funciones especiales, como el ejército de los EE. UU. o el Departamento de Estado de los EE. UU.
• Compensación de trabajadores: Casa puede usar y divulgar información de salud según sea necesario para cumplir con las leyes de compensación de trabajadores y otros programas que brindan beneficios por lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo.
Requerido por ley: Casa puede estar obligada a usar o divulgar su información de salud según lo exija la ley federal, estatal o local. Esto incluye por medio de una citación válida Y orden judicial o consentimiento del cliente

• Todas las divulgaciones de información del cliente deben registrarse en el expediente del paciente. Bajo HIPAA, los clientes tienen derecho a obtener un informe de ciertas divulgaciones realizadas por un programa durante los 6 años anteriores. Para garantizar que Casa Esperanza, Inc. y sus afiliados puedan cumplir con este requisito, se registrarán todas las divulgaciones de información del cliente.

B. USOS O DIVULGACIONES QUE PUEDEN SER LIMITADOS O QUE USTED PUEDE SOLICITAR QUE NO SE HAGAN

1. Situación de emergencia
Si se encuentra en una situación de emergencia y no puede dar a conocer sus deseos, usaremos nuestro mejor juicio para decidir si compartir información. Si se cree que es lo mejor para usted, solo compartiremos la información que otros realmente necesitan saber.

2. Propósitos de socorro en casos de desastre: Incluyendo:
• Para coordinar usos y divulgaciones a personas involucradas en su atención.
• A entidades públicas o privadas autorizadas para ayudar en los esfuerzos de socorro en casos de desastre.

C. USO O DIVULGACIONES QUE REQUIEREN SU PERMISO POR ESCRITO

El uso y/o divulgación de su información de salud para la mayoría de los fines que no sean los detallados anteriormente requiere su autorización por escrito. Según las leyes estatales y federales, ciertos tipos de información en su registro médico se consideran altamente sensibles y confidenciales. La divulgación de esta información confidencial requiere que proporcione una autorización específica por escrito. Los ejemplos de información médica confidencial que requiere una autorización incluyen: pruebas o resultados de pruebas de VIH, cierta documentación de terapia clínica e historial y tratamiento de salud conductual (incluidos tanto la salud mental como el uso de sustancias).

Revocación de su autorización por escrito
Si proporciona una autorización por escrito para que compartamos su información de salud, puede revocar esa autorización, por escrito, en cualquier momento. Una vez revocada, ya no compartiremos su información de salud para los fines cubiertos en la autorización por escrito; sin embargo, no podemos recuperar ninguna información que ya hayamos compartido antes del momento en que se revocó su autorización.

Venta de Información de Salud Protegida y Esfuerzos de Mercadeo
Casa prohíbe la venta de información médica protegida sin su autorización expresa por escrito. Esto significa que nunca venderemos ni arrendaremos sus registros de salud sin obtener primero su autorización por escrito.

Los esfuerzos de marketing directo de Casa para los miembros de la comunidad pueden incluir pacientes. Como paciente, tiene derecho a “optar por no recibir” los materiales de marketing de Casa. Para optar por no participar, comuníquese con el Oficial de Privacidad; consulte la sección G a continuación.

D. SUS DERECHOS CON RESPECTO A SU INFORMACIÓN MÉDICA

1. Derecho a inspeccionar y copiar: tiene derecho a inspeccionar y copiar la información médica y de facturación que se puede usar para tomar decisiones sobre su atención. Esto no incluye las notas de psicoterapia ni la información recopilada con anticipación o para su uso en una acción o procedimiento civil, penal o administrativo.

Para inspeccionar y copiar su información de salud, debe completar una Autorización para la divulgación y/o discusión de registros médicos y enviarla a Casa Esperanza, Inc. Oficina administrativa, 302 Eustis Street, Roxbury MA 02119. Si solicita una copia de la información, podemos cobrar una tarifa por los costos de copiado, envío por correo y suministros utilizados.

Casa puede negar su solicitud de inspeccionar y copiar su registro en ciertas circunstancias muy limitadas. Casa puede solicitarle que reciba esta información en una reunión con su proveedor, para que pueda hacer preguntas y recibir explicaciones mientras revisa su registro. Puede solicitar que le entreguemos copias de su expediente para que las inspeccione a través de otro proveedor o puede solicitar que le entreguemos copias de su expediente médico a través de su abogado.

2. Derecho a solicitar una modificación: si cree que la información de salud que tenemos sobre usted es inexacta o está incompleta, tiene derecho a solicitar una modificación de su registro. Tiene derecho a solicitar una modificación mientras la información sea conservada por (o para) Casa.
Casa tiene derecho a denegar su solicitud de modificación de sus registros médicos si no está por escrito o si no incluye una razón para respaldar su solicitud. Casa también puede denegar su solicitud si nos solicita que modifiquemos los siguientes tipos de información:
• Información que no fue creada por Casa, a menos que la persona o entidad que creó la información ya no esté disponible para realizar la modificación;
• No es parte de la información de salud mantenida por o para Casa;
• No es parte de la información que se le permitiría inspeccionar y copiar; o,
• Es precisa y completa.

Para solicitar información sobre los pasos a seguir si desea que enmendemos su registro o si desea presentar una enmienda, debe enviar su solicitud por escrito al Oficial de Privacidad; consulte la sección G, a continuación.

3. Derecho a un informe de divulgaciones (información compartida): Tiene derecho a solicitar un informe de divulgaciones, que es una lista de la información médica sobre usted que hemos compartido.

Para solicitar un informe de divulgaciones (información compartida), envíe su solicitud por escrito al Oficial de Privacidad; consulte la sección G, a continuación. Las solicitudes de un informe de las divulgaciones pueden ser por un período de hasta seis años y las solicitudes no pueden incluir solicitudes de información divulgada (compartida) antes del 4 de agosto de 2014. Su solicitud debe indicar si prefiere recibir la lista en papel o electrónicamente. La primera lista que solicites en un plazo de 12 meses será gratuita. Para listas adicionales, podemos cobrarle. Le notificaremos el costo involucrado y puede optar por retirar o modificar su solicitud antes de que se incurra en cualquier costo.

4. Derecho a solicitar restricciones: Tiene derecho a solicitar una restricción o limitación de la información de salud que compartimos sobre usted para tratamiento, pago u operaciones de atención médica. El derecho a solicitar restricciones no se aplica ni limita los usos y divulgaciones exigidos por la ley. También tiene derecho a solicitar un límite en la información de salud que compartimos sobre usted con alguien que esté involucrado en su atención o en el pago de su atención, como un familiar o amigo.

Para solicitar restricciones, comuníquese con el Oficial de Privacidad; consulte la sección G, a continuación. En su solicitud debe indicarnos 1.) qué información desea limitar y 2.) a quién desea que se apliquen los límites. Podemos usar o divulgar información restringida para tratamiento de emergencia o como se define en las Secciones A y B anteriores.

5. Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales: Tiene derecho a solicitar que nos comuniquemos con usted acerca de su información de salud de cierta manera o en un lugar determinado. Por ejemplo, puede solicitar que solo nos comuniquemos con usted por teléfono o por correo electrónico.

Para solicitar comunicaciones confidenciales, comuníquese con el Oficial de Privacidad; consulte la sección G, a continuación. No le preguntaremos el motivo de su solicitud. Daremos cabida a todas las solicitudes razonables. Su solicitud debe especificar cómo o dónde desea ser contactado.

6. Derecho a una copia impresa de este aviso: Tiene derecho a obtener una copia impresa de este Aviso. Puede obtener una copia de este Aviso en nuestro sitio web (www.casaesperanza.org) o por otros medios electrónicos (correo electrónico). Incluso si ha aceptado recibir este Aviso electrónicamente, aún tiene derecho a recibir una copia impresa de este Aviso.

Puede obtener una copia impresa de este Aviso en el momento de la admisión, en su primera visita en persona después de la fecha de vigencia, o puede comunicarse con el Funcionario de privacidad (consulte la sección G, a continuación) para obtener una copia de este Aviso en cualquier momento.

7. Derecho a acceder a la PHI electrónicamente: tiene derecho a obtener una copia de su información de salud protegida en formato electrónico donde se mantiene en un registro de salud electrónico (“EHR”). Esto significa que puede solicitar una copia en PDF de su información de salud y debemos proporcionarle una para la información que se almacenó en nuestro EHR.

8. Derecho a quejarse: si cree que se han violado sus derechos de privacidad, puede presentar una queja ante Casa notificando al Director de Cumplimiento mediante la presentación de una Queja de acuerdo con el Procedimiento de Quejas de Casa. Si la queja/queja se trata de una violación de la privacidad, se remitirá al Oficial de Privacidad.

También puede presentar una queja ante el Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos.

Usted no será penalizado por presentar una queja. Casa no tomará represalias contra usted por presentar una queja.

E. RESPONSABILIDAD DE CASA DE CONSERVAR REGISTROS MÉDICOS

Casa mantiene registros de salud de pacientes ambulatorios por un período de hasta 20 años a partir de la última fecha de servicio del paciente. Los registros de salud residenciales se mantienen hasta por 7 años a partir de la última fecha de servicio del paciente.

El acceso de los pacientes a los registros de salud no cambiará con este cambio en la ley. Los pacientes continúan teniendo derecho a inspeccionar sus registros de salud cuando lo soliciten en cualquier momento durante el período durante el cual debemos mantener los registros médicos.

Cuando el período de retención de registros haya vencido, Casa debe notificar al Departamento de Salud Pública, 30 días antes de la fecha prevista de destrucción, de nuestra intención de destruir los registros. La destrucción de registros la realiza un proveedor que ha firmado un acuerdo para transportar y destruir los registros de una manera que protege la confidencialidad en todo momento.

Puede obtener una copia completa de Casa Esperanza, Inc. Política de Retención y Destrucción de Registros poniéndose en contacto con el Oficial de Privacidad; consulte la sección G, a continuación.

F. CAMBIOS A ESTE AVISO

Nos reservamos el derecho de revisar o cambiar este Aviso. Nos reservamos el derecho de hacer efectivo el Aviso revisado o modificado para la información de salud que ya tenemos sobre usted o cualquier información que recibamos en el futuro. La fecha de vigencia estará en la parte superior de la primera página.

G. INFORMACIÓN DE CONTACTO

Si tiene alguna pregunta sobre este Aviso, comuníquese con:
Casa Esperanza, Inc.
Atención Oficial de Privacidad
Calle Eustis 302
Roxbury, MA 02119

PROGRAMAS/LUGARES DE ATENCIÓN Y COLABORACIONES

Una lista de programas/ubicaciones de atención y colaboraciones de Casa incluye lo siguiente:

1. Calle Eustis 291 (Programa Residencial Masculino)
2. Calle Eustis 263 (Programa Residencial Latinas y Niños)
3. Calle Eustis 245 (Servicios Ambulatorios de Familias Unidas)
4. 365 East Street, Tewksbury MA (Programa Conexiones CSS)
5. Calle Eustis 302 (Admin. Oficinas)
6. Programa Boston Health Care for the Homeless, incluidos, entre otros, sus programas y servicios